С какво можем да бъдем полезни?

notify.bg пази вашите клиенти, полици, часове или срокове в бази и автоматично изпраща SMS и e-mail напомняния за тях.

• Пространство – вашата фирма, офис или екип. Има свои бази, членове, план и кредити.
• База – таблица, напр. „Клиенти“ или „Полици“. Вие решавате какви колони (полета) има.
• Запис – един ред от базата, напр. един клиент с телефон и дата на изтичане.
• Автоматизация – правило, което изпраща съобщения само, напр. „SMS 7 дни преди изтичане на полицата“.
• Календар – записите с дата могат да се виждат в Google Calendar, Apple Calendar или Outlook.

Започнете от готов шаблон – той създава полетата и примерна автоматизация вместо вас.

1. 1 Регистрирайте се с e-mail или с Google / Facebook.
2. 2 Създайте пространство и изберете часовата му зона – напомнянията се изпращат по нея.
3. 3 Създайте база от шаблон или празна и добавете нужните полета (име, телефон, дата…).
4. 4 Добавете записи един по един или ги импортирайте от Excel (CSV/XLSX).
5. 5 Създайте автоматизация от „Автоматизации“ – изберете кога, как и какво да се изпраща.

Използвайте „Преглед с последния запис“ в автоматизацията, за да видите точното съобщение, преди да бъде изпратено.

• Можете да се регистрирате с e-mail и парола или с едно кликване през Google или Facebook.
• Забравили сте паролата си? Натиснете „Забравена парола?“ на страницата за вход – ще получите линк за нова парола.
• Поканени сте в екип? Отворете линка от поканата и влезте или се регистрирайте със същия e-mail.

Всяко пространство е отделно: собствени бази, екип, план и SMS / e-mail кредити. Можете да имате няколко и да превключвате между тях от менюто горе вляво.

1. 1 Отворете менюто с името на пространството и изберете Ново пространство.
2. 2 Въведете име (напр. „Офис Пловдив“) и часовата зона.
3. 3 Преименувайте го, сменете часовата зона или го изтрийте от раздел Настройки на пространството.

Изтриването на пространство изтрива всички негови бази, записи и автоматизации. Това не може да бъде отменено.

Всички дати и часове в пространството се показват в неговата часова зона. Автоматизациите също я използват – за „днес“, „след 7 дни“ и за часовия прозорец за изпращане.

В настройките на пространството натиснете „Използвай часовата зона на браузъра“, за да я зададете с едно кликване.

1. 1 Отворете Екип от менюто вляво.
2. 2 Натиснете Покани член, въведете e-mail и изберете роля.
3. 3 Поканеният получава e-mail с линк за присъединяване. Дотогава поканата стои в „Чакащи покани“, откъдето можете да я отмените.

• Собственик – управлява бази, полета, автоматизации, екипа и плана.
• Сътрудник – добавя и редактира записи и изпраща съобщения.
• Само преглед – вижда данните, но не може да ги променя.

Всеки член може сам да напусне пространството от раздел „Екип“.

1. 1 В пространството натиснете Нова база (или „+“ до „Бази“ в менюто).
2. 2 Изберете шаблон – напр. за застрахователен брокер, автосервиз или салон за красота – или Празна база.
3. 3 Въведете име и ако желаете, отметнете Добави примерни записи, за да я изпробвате.

В настройките на базата (иконата със зъбно колело) сменяте името, описанието, цвета и иконата, дублирате базата или я изтривате.

Натиснете Полета горе в базата, за да добавяте, преименувате, подреждате или изтривате колони. Типът определя как се въвежда и проверява стойността:

• Текст, Дълъг текст – имена, бележки, регистрационни номера.
• Число, Сума – количества и цени.
• Телефон, E-mail – нужни са за изпращане на SMS и e-mail. Телефоните се записват в международен формат.
• Дата, Дата и час – срокове и часове; с тях работят автоматизациите и календарите.
• Избор (един), Етикети (много) – списък с опции, напр. статус или категория.
• Отметка (да/не), Рейтинг, Линк, Сътрудник (член на екипа).
• Резервация на час – свободни часове, които клиентите запазват през публичната форма.

Направете полето задължително, скрийте го от таблицата или от публичната форма и добавете подсказка под него във формата.

Смяната на типа преобразува съществуващите стойности. Стойностите, които не пасват на новия тип, се изчистват.

• Нов запис горе вдясно добавя ред. Кликнете върху ред, за да го отворите и редактирате.
• Полето за търсене търси във всички полета наведнъж.
• Филтри показват само записите, които отговарят на условия, напр. „Статус е Активен“.
• Кликнете върху заглавието на колона, за да сортирате по нея.
• В самия запис виждате историята на изпратените за него известия.

1. 1 Натиснете иконата за качване горе в базата (Импорт CSV/XLSX).
2. 2 Изберете файла – до 10 MB, като първият ред съдържа имената на колоните.
3. 3 Съпоставете всяка колона от файла с поле от базата (или „— не се импортира —“).
4. 4 Изберете какво да става със съществуващите записи – винаги да се добавят нови или да се обновяват записите със същия телефон, e-mail и т.н.
5. 5 Натиснете Импортирай и проверете отчета: нови, обновени и пропуснати редове.

Дати като 31.12.2026, телефони като 0888 123 456 и суми като 1 250,50 се разпознават автоматично. CSV, записан от Excel на кирилица, също се чете правилно.

Най-лесно е да експортирате базата, да попълните файла и да го качите обратно.

Иконата за изтегляне горе в базата запазва всички записи като CSV файл, който се отваря в Excel или Google Sheets.

1. 1 Отворете настройките на базата (иконата със зъбно колело).
2. 2 Включете Публична форма и въведете заглавие и описание.
3. 3 Копирайте линка и го споделете – на сайта си, в социалните мрежи или в съобщение.

Всичко попълнено във формата се добавя като нов запис. Полетата, скрити от формата, не се показват на клиентите.

• Напомняне към клиента (SMS / E-mail) – лично съобщение до всеки запис, чийто срок наближава.
• Отчет: записи с наближаващ срок – периодичен списък за екипа.
• Отчет: просрочени записи – всичко, чийто срок е изтекъл.
• Отчет: променени през последните 7 дни – обобщение на редактираните записи.
• Известие: нов запис – екипът научава за новите записи (проверка на всеки 15 мин.).
• Отчет: собствен филтър – записи по условия, които вие задавате.

Отчетите отиват до избраните от вас членове на екипа – по e-mail, SMS или като известие в приложението (иконата камбанка).

1. 1 Отворете базата и отидете в Автоматизации → Нова автоматизация.
2. 2 Изберете типа Напомняне към клиента и полето със срок (напр. „Дата на изтичане“).
3. 3 Задайте Дни преди срока – напр. 7. Отметнете „Повтаряй напомнянето, докато срокът не изтече“, ако искате повече от едно съобщение.
4. 4 Изберете каналите – SMS и/или e-mail – и полетата с телефона и e-mail адреса на клиента.
5. 5 Напишете съобщението. Използвайте полета от записа, като {{name}} и {{due_date}}.
6. 6 Задайте часовия прозорец за изпращане, напр. от 9 до 20 часа, за да не получава никой съобщения през нощта.
7. 7 Запазете. Автоматизацията е активна веднага – можете да я спрете по всяко време.

Допълнителни условия изпращат напомнянето само до някои записи, напр. само когато „Статус“ е „Активен“.

Алтернативно съобщение – различен текст за записите, при които е отметнато поле да/не.

„Изпълни“ изпраща истински съобщения веднага. Първо използвайте прегледа.

Напишете ключа на поле в двойни фигурни скоби и той се заменя със стойността от записа:

• {{name}} – стойността на полето с ключ „name“ (всяко поле има собствен ключ).
• {{due_date}} – срокът като дата, напр. 31.12.2026.
• {{due_datetime}} – срокът с часа, напр. 31.12.2026 10:30.
• {{base}} – името на базата.

Празно поле не оставя следа – излишните интервали се премахват.

Един SMS на латиница побира 160 символа. С кирилица (или знаци като „“ – …) побира само 70. По-дълго съобщение се разделя на части – по 153 или 67 символа – и всяка част струва един SMS кредит.

Включете „Транслитерирай SMS на латиница“ в автоматизацията – текстът се изпраща с латински букви и струва до два пъти по-малко.

1. 1 Отворете записа (кликнете върху реда му).
2. 2 В Изпрати съобщение изберете SMS или E-mail.
3. 3 Напишете текста – полета като {{name}} работят и тук – и натиснете Изпрати.

Под текста виждате броя символи, SMS частите и оставащите кредити.

• Изпратени известия в менюто – всички съобщения в пространството с получател, канал и статус. Филтрирайте ги по канал.
• История на базата – изпратените съобщения и действията на екипа (кой какво е добавил или променил).
• В самия запис – само съобщенията, изпратени за този запис.

При неуспешно съобщение е посочена причината, напр. невалиден номер. Поправете номера в записа – следващото напомняне ще бъде изпратено.

Когато кредитите свършат, напомнянията изчакват и се изпращат, щом купите кредити.

Всяка база с поле Дата, Дата и час или Резервация на час може да се показва в календар. Отворете базата и натиснете иконата календар горе вдясно.

• Абонамент за календара (линк) – работи с Google Calendar, Apple Calendar (iPhone, Mac) и Outlook. Календарът сам проверява за промени.
• Синхронизация с Google Calendar – записите се добавят в Google календара ви като събития и се обновяват до минута след всяка промяна.

Не сте сигурни кое да изберете? За бърз преглед от всяко устройство използвайте линка. За да виждате промените веднага в Google – синхронизацията.

Когато базата има повече от едно поле с дата, собственикът избира кое да ползва календарът в Поле с датата. Смяната му обновява абонираните и синхронизираните календари.

• Дата – събитие за целия ден.
• Дата и час – събитие от 1 час от зададения час.
• Резервация на час – събитие с продължителността на запазената услуга.

Заглавието на събитието е първото друго поле в базата (обикновено името), а описанието съдържа останалите попълнени полета.

1. 1 Отворете базата и натиснете иконата календар.
2. 2 Натиснете Създай линк за календар (могат само собствениците на базата).
3. 3 Натиснете Добави в Google Calendar или Добави в Apple Calendar – или копирайте линка с Копирай и го поставете в друг календар.

Календарът показва записите от 3 месеца назад до 1 година напред.

Всеки с този линк може да вижда записите в календара. Споделяйте го само с екипа си.

1. 1 В панела „Календар“ на базата натиснете Добави в Google Calendar.
2. 2 Отваря се Google Calendar и пита „Да се добави ли календарът?“ – потвърдете с Добавяне.
3. 3 Календарът се появява в „Други календари“ вляво. Оттам сменяте цвета и името му.

Ако бутонът не сработи: в Google Calendar натиснете + до „Други календари“ → От URL адрес, поставете копирания линк и натиснете Добавяне на календар.

На телефон с Android календарът се появява сам в приложението Google Calendar. Ако не го виждате: Настройки → името на календара → включете Синхронизиране.

Google проверява линка на всеки няколко часа (понякога до денонощие). За промени до минута използвайте „Синхронизация с Google Calendar“.

1. 1 Отворете базата на iPhone или Mac и натиснете иконата календар.
2. 2 Натиснете Добави в Apple Calendar – отваря се приложението Календар.
3. 3 Потвърдете с Абониране и след това Добавяне.

Ръчно на iPhone: Настройки → Календар → Акаунти → Добавяне на акаунт → Друг → Добавяне на абониран календар → поставете линка. На Mac: Календар → Файл → Нов абонамент за календар.

На Mac изберете „Автоматично опресняване: на всеки 5 минути“ за най-бързо обновяване.

1. 1 Копирайте линка от панела „Календар“ на базата с Копирай.
2. 2 В Outlook отворете Календар → Добавяне на календар → Абониране от уеб.
3. 3 Поставете линка, дайте име на календара и натиснете Импортиране.

В приложението Outlook за Windows: Календар → Добавяне на календар → От интернет → поставете линка.

Когато календарът е от поле Резервация на час със служители, над бутоните можете да изберете един служител. Тогава линкът показва само неговите часове.

1. 1 Изберете служителя от списъка над бутоните.
2. 2 Изпратете му линка или го добавете от телефона му – всеки служител получава собствен календар.

При синхронизация с Google всеки служител свързва собствения си Google акаунт и избира името си от списъка.

1. 1 В панела „Календар“ на базата натиснете Свържи Google Calendar.
2. 2 Изберете своя Google акаунт и разрешете достъп до календарите.
3. 3 Обратно в notify.bg натиснете Избери календар и посочете календара, в който да отиват събитията (напр. отделен календар „Часове“).
4. 4 При служители изберете чии часове да се добавят – или „Всички служители“.
5. 5 Натиснете Запази. Записите се добавят като събития до минута.

• Всеки нов, променен или изтрит запис обновява събитието до минута.
• Синхронизирай сега обновява календара веднага. Под акаунта виждате кога е била последната синхронизация.
• Можете да свържете повече от един Google акаунт – напр. за всеки служител.
• Изключи премахва събитията на базата от Google календара.

Синхронизацията е еднопосочна – от notify.bg към Google. Събитие, променено или изтрито в Google, не променя записа; то се възстановява при следващата синхронизация.

Създайте отделен календар в Google (напр. „notify.bg – Часове“) – така събитията на базата няма да се смесват с личните ви.

• Нов линк – създава нов адрес; старият спира да работи веднага. Абонираните за него календари спират да се обновяват, затова добавете новия отново.
• Изключи – спира линка напълно.
• Само собствениците на базата могат да създават, сменят или изключват линка. Останалите членове могат да ползват линка и да свързват собствения си Google календар.

• Не виждам иконата календар. Базата няма поле Дата, Дата и час или Резервация на час – добавете такова от „Полета“.
• Новите записи ги няма в Google Calendar. Google проверява линка на всеки няколко часа. Изчакайте или използвайте „Синхронизация с Google Calendar“.
• Липсва запис. Полето му с дата е празно или датата е повече от 3 месеца назад или година напред.
• Часовете са разместени. Проверете часовата зона на пространството и на приложението с календара.
• Червена грешка под Google акаунта. Достъпът е отнет или е изтекъл – натиснете отново „Свържи Google Calendar“ със същия акаунт.
• Двойни събития. Имате и линка, и синхронизацията в един и същ Google акаунт – оставете само едното.

1. 1 От Полета добавете поле от тип Резервация на час.
2. 2 По желание добавете полета Избор (един) за услугите и за служителите и ги свържете в полето за резервация.
3. 3 Задайте работното време за всеки ден, продължителността и клиентите в един час.
4. 4 Задайте до колко дни напред могат да се правят резервации и предизвестието в часове – напр. не по-рано от 2 часа напред.
5. 5 Добавете почивни дати – празници и отпуски.
6. 6 Включете публичната форма от настройките на базата и споделете линка.

• Всяка услуга може да е с различна продължителност.
• Всеки служител може да има собствено работно време и почивни дни и да извършва само някои от услугите.
• Клиентите могат да изберат служител или „Без значение (първи свободен)“.

• Клиентът веднага вижда потвърждение с датата и часа.
• Ако е въвел e-mail, получава потвърждение с календарен файл (.ics) – с едно кликване добавя часа в календара си.
• Собствениците на пространството получават известие за новата резервация.
• Преглед на график горе в базата показва резервациите седмица по седмица.
• С линк за календар или синхронизация с Google резервацията се появява и във вашия календар.

Добавете автоматизация „Напомняне към клиента“ с полето за резервация като срок – SMS 1 ден преди часа намалява неявяванията.

• Планът определя броя записи в база, срока на валидност и функции като импорт и експорт.
• SMS кредити – един кредит за всяка част от SMS.
• E-mail кредити – един кредит за всеки e-mail.
• Кредитите са на пространството и се споделят от всичките му бази.

Плана, валидността му и оставащите кредити виждате в План и плащания от менюто. Точка до него означава, че планът изтича.

1. 1 Отворете План и плащания и изберете Подновяване / смяна на план или Купи кредити.
2. 2 Попълнете данните за фактура – фирма, ЕИК, ДДС номер и адрес.
3. 3 Въведете код за отстъпка, ако имате.
4. 4 Натиснете Продължи към плащане и платете онлайн.

Всички поръчки и фактури са в списъка Поръчки на същата страница – всяка фактура може да бъде изтеглена.

Кликнете върху името си долу вляво → Профил. Там сменяте името, e-mail адреса и телефона и задавате нова парола.

Сменете езика с BG / EN горе в сайта или в менюто под името си. E-mail съобщенията до вас са на езика, който сте ползвали последно.

Отчетите от автоматизациите, новите резервации и системните съобщения пристигат под иконата камбанка. Червено число показва непрочетените; маркирайте ги като прочетени или ги изтрийте.

1. 1 Отворете Препоръчай и печели от менюто и копирайте партньорския си линк.
2. 2 Споделете го с колеги и клиенти.
3. 3 За всеки плащащ клиент получавате комисиона. Изтеглете я по банков път или като кредити.